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PROCEDIMIENTO
Administración de Novedades de Establecimientos Educativos
Versión 1
Código GEM-IVC-PR-002
Proceso Gestión de la Inspección y Vigilancia de los Establecimientos Educativos Estado Vigente
1. OBJETIVO
Tramitar las novedades de los Establecimientos Educativos oficiales y no oficiales, de educación formal y para el trabajo y el desarrollo humano del Municipio de Manizales, ya sean generadas por las áreas de la Secretaría de Educación o por el interesado del establecimiento educativo 
2. ALCANCE
El subproceso inicia con la recepción de novedades en la oficina de correspondencia de la Secretaría de Educación. Comprende el tratamiento a cada una de éstas y termina con la comunicación a las partes interesadas y generación del acto administrativo que autoriza la novedad cuando se requiera 
3. RESPONSABLE
Profesional Especializado
4. CONDICIONES GENERALES
- Todas las novedades se envían al subproceso "F02.01 Organización de las actividades de control para los Establecimientos Educativos" con el fin de ser incluidas en el programa de visitas de verificación.

- La licencia de funcionamiento o reconocimiento de carácter oficial otorgada a las instituciones de educación para el trabajo y el desarrollo humano y educación formal, requiere modificación en los siguientes casos:
o Cambio de sede.
o Apertura de nuevas sedes o cierre en la misma jurisdicción
o Cambio de propietario
o Cambio de nombre de la institución
o Fusión con otra institución educativa
o Modificación estructural del PEI
- Si un Establecimiento Educativo se cierra (Oficial o no oficial), éste debe entregar en custodia el archivo físico/digital al Archivo Central Municipal o a un Establecimiento Educativo e indicar a cuál fue entregado con el fin de dar continuidad a la administración de la información. La información sobre esta novedad será divulgada a la comunidad por el medio que la Secretaría disponga
 
5. DEFINICIONES
5.1. Novedad: Cambio que implica la necesidad de solicitar y obtener la modificación tanto de la licencia de funcionamiento o de registro de un programa. Decreto 1075 de 2015. Art. 2.6.3.6.  
6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA

- Constitución Política de Colombia
- Ley 115 de 1994
- Ley 715 de 2001
- Decreto 1075 de 2015
7. DESARROLLO
QUÉ SE HACE QUIÉN LO HACE REGISTRO CÓMO LO HACE
Reportar novedades  - Interesado 
Radicado GED 
Quien solicite o detecte la novedad, la informa al área de Inspección y Vigilancia, radicando el oficio ante la oficina de correspondencia de la Secretaría de Educación 
Verificar documentación adjunta de novedades  - Profesionales Universitarios Area Inspección y Vigilancia
- Técnico Operativo Área Inspección y Vigilancia
- Auxiliar Administrativo Área Inspección y Vigilancia 

 
- Examina toda la documentación para tramitar la novedad según los requerimientos estipulados en la normatividad vigente.
La asignación de los trámites se hace de acuerdo a la relación de la novedad con las áreas de la Secretaría de Educación.
Si no cumple con la documentación, se debe continuar con la actividad 3; de lo contrario, se debe continuar con el reporte de los diferentes tipos de novedades.
. Ampliar el servicio educativo (ampliación o disminución de niveles ofrecidos). Modificación estructural al PEI: cambiar jornada, calendario o carácter o modalidad de la media (académica o técnica). Se gestiona en la actividad 4.
. Modificar el Proyecto educativo de programas ya registrados. Se gestiona en la actividad 5.
. Cancelar registro de programas. Se gestiona en la actividad 6.
. Abrir o cambiar sede(s) en la misma jurisdicción. Realizar o modificar fusión de Establecimiento Educativo en la jurisdicción. Se gestiona en la actividad 7.
. Cerrar establecimiento/ Sede. Cancelar licencia de funcionamiento a Establecimientos educativos. Se gestiona en la actividad 8.
. Cambiar nombre o razón social, propietario o titular de la licencia. Se gestiona en la actividad 9. 
Comunicar al interesado los documentos faltantes o ajustes  - Profesionales Universitarios Area Inspección y Vigilancia
- Técnico Operativo Área Inspección y Vigilancia
- Auxiliar Administrativo Área Inspección y Vigilancia 

Oficios

Correos electrónicos
 
Comunica al interesado los documentos faltantes o ajustes requeridos 
Ampliar el servicio educativo (ampliación o disminución de niveles ofrecidos).
Modificación estructural al PEI: cambiar jornada, calendario o carácter o modalidad de la media (académica o técnica) 
- Unidad de Calidad Educativa
- Área de Inspección y Vigilancia
- Área jurídica Educación 
- verificación de requisitos e informe técnico por novedades para modificación de licencia de establecimientos de educación formal
Concepto técnico

Acto Administrativo
 
Se revisa el PEI por parte de la Unidad de Calidad para que emita concepto técnico sobre la pertinencia de la solicitud. Si la misma es favorable, se programa visita y se diligencia el formato "Verificación de requisitos e informe técnico por novedades para modificación de licencia de establecimientos de educación formal".
Se elabora el acto administrativo por parte del Área de Inspección y Vigilancia.
El proyecto de acto administrativo es enviado al área jurídica al procedimiento "Revisar actos administrativos". Una vez el acto administrativo es firmado y numerado, es devuelto al Área de inspección y vigilancia para trámites de notificación. Continuar con la actividad 10.
 
Modificar el Proyecto educativo de programas ya registrados  - Área de Inspección y Vigilancia 
Informe técnico

Acto administrativo

Registro SIET 
Analiza la solicitud y los soportes para definir su viabilidad y legalidad. En caso de aprobarse, se elabora informe técnico.
Se proyecta el acto administrativo por parte del Área de Inspección y Vigilancia y se envía al área jurídica al procedimiento "Revisar actos administrativos". Una vez el acto administrativo es firmado y numerado, es devuelto al Área de inspección y vigilancia para trámites de notificación. Continuar con la actividad 10.
Posteriormente el Técnico Operativo lo debe registrar en el SIET.
 
Cancelar registro de programas  - Interesado
- Área de Inspección y Vigilancia
- Área jurídica Educación 

Solicitud escrita

Acto Administrativo

Oficio

Correo electrónico

Registro SIET 
El interesado en cancelar el registro de un programa, entrega la solicitud en correspondencia de la Secretaría de Educación, la cual es remitida al Área de Inspección y Vigilancia para que se proceda a la proyección del acto administrativo. Dicho trámite sólo puede realizarse cuando ya se ha certificado la última cohorte del programa.
En caso de que la cancelación del registro del programa se dé como resultado de un proceso sancionatorio, el área jurídica de la Secretaría de Educación emitirá el acto administrativo.
En ambos casos los actos administrativos serán notificados a las partes. Continuar con la actividad 10.
Posteriormente se debe registrar en el SIET. 
Abrir o cambiar sede(s) en la misma jurisdicción

Realizar o modificar fusión de Establecimiento Educativo en la jurisdicción 
- Oficina de recursos Humanos Educación
- Unidad Administrativa y Financiera
- Área de Inspección y Vigilancia
- Área de Planeación
- Unidad de Cobertura y Sistemas de Información 
- verificación de requisitos e informe técnico por novedades para modificación de licencia de establecimientos de educación formal
Acto(s) administrativo(s)

Registro de movimiento de inventarios

Registro en plataformas informáticas del MEN 
Se recibe la solicitud con sus respectivos soportes ya sea de Educación Formal o de Educación para el trabajo y el Desarrollo Humano.

Se analiza la pertinencia de la solicitud.
Para Establecimientos educativos oficiales en caso de cumplir con los requisitos, se procede con la visita de campo por parte de las Áreas de planeación e Inspección y Vigilancia de la Secretaría de Educación. Para el caso de las IE No Oficiales, se realiza visita por parte del Área de Inspección y Vigilancia, diligenciando el formato "Verificación de requisitos e informe técnico por novedades para modificación de licencia de establecimientos de educación formal".

En caso de obtener viabilidad, se procede con la elaboración y notificación del acto administrativo correspondiente por parte del Área de Inspección y Vigilancia. Continuar con la actividad 10.

Con el acto administrativo, la oficina de Recursos Humanos realiza los traslados de personal necesarios. De igual manera, la Unidad Administrativa y Financiera debe gestionar el traslado de los inventarios en caso de ser necesario. (Oficiales)
Adicionalmente la Unidad de Cobertura actualiza la información de la licencia en las diferentes plataformas informáticas del MEN (SIMAT- DUE- RUPEI).
Para las Instituciones de Educación para el Trabajo y Desarrollo Humano, se registra la novedad en el SIET.
 
Cerrar establecimiento/ Sede

Cancelar licencia de funcionamiento a Establecimientos educativos 
- Oficina de recursos Humanos Educación
- Unidad Administrativa y Financiera
- Unidad de Cobertura y Sistemas de Información
- Área de Inspección y Vigilancia 

Acto(s) administrativo(s)

Registro de movimiento de inventarios

Registro en plataformas informáticas del MEN
 
Se recibe la solicitud con sus respectivos soportes.
Se analiza la pertinencia de la solicitud teniendo en cuenta que dicho trámite sólo puede realizarse cuando los estudiantes matriculados hayan culminado los estudios en curso.
Para el caso de educación formal, se debe verificar por parte de la Unidad de Cobertura, que no existan estudiantes matriculados y para el caso de IETDH, se verifica en el SIET.
Se procede con la elaboración del acto administrativo por parte del Área de Inspección y Vigilancia. Antes de proceder con la notificación, la IE debe entregar a Inspección y Vigilancia, el oficio donde conste el recibido de la IE que continuará con la custodia del archivo documental. Se procede con la notificación del Acto administrativo y se continúa con la actividad 10.

En el caso de educación formal, la Unidad de Cobertura actualiza la información de la licencia en las diferentes plataformas informáticas del MEN (SIMAT- DUE- RUPEI).

Para las IE Oficiales, con el acto administrativo la oficina de Recursos Humanos realiza los traslados de personal necesarios. De igual manera, la Unidad Administrativa y Financiera debe gestionar el traslado de los inventarios en caso de ser necesario.

En el caso de las Instituciones de educación para el trabajo y desarrollo humano, se debe realizar el registro de la novedad en el SIET.
 
Cambiar nombre o razón social, propietario o titular de la licencia.  - Área de Inspección y Vigilancia 
Acto administrativo 
Analiza la solicitud y los soportes para definir su viabilidad y legalidad. En caso de aprobarse, se elabora el acto administrativo de legalización de la novedad. Continúa con la actividad 10.
En el caso de las Instituciones de educación para el trabajo y desarrollo humano, se debe realizar el registro de la novedad en el SIET.
 
Notificar a las partes interesadas  - Auxiliar Administrativo Área Inspección y Vigilancia 
Oficios

Correos electrónicos 
Notifica el acto administrativo al rector o representante legal del Establecimiento Educativo.
En caso de que se niegue el trámite de la novedad, igualmente se envía comunicación al interesado o realiza las actividades de publicación y divulgación necesarias. 
8. CONTENIDO
LISTA DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
 
Nombre: Juan David Londoño Giraldo
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 14/Feb/2022
 
Nombre: Luisa Fernanda Urrea Buitrago
Cargo: Profesional Especializado
Fecha: 14/Feb/2022

 
Nombre: Juan David Londoño Giraldo
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 14/Feb/2022